Ascoltare le voci di tutti, favorire la coesione, velocizzare il cambiamento
In momenti di forte cambiamento è utile lanciare un programma strutturato di riunioni «cascading», pensate per arrivare passo dopo passo a tutte le persone che fanno parte dell’azienda, coinvolgendole in riunioni interattive sui temi principali del cambiamento.
Come organizzare il cascading
Il primo “salto” della cascata è cruciale, e consiste nell’attivazione, da parte del vertice aziendale, della fascia dei middle manager, che hanno sempre un ruolo chiave nel trasferire contenuti e motivazione nelle loro strutture e possono diventare veri e propri “manager del cambiamento”, incidendo positivamente sulle proprie risorse operative.
Le riunioni “cascading” sono programmate generalmente con cadenza mensile, con gruppi al massimo di 15 partecipanti per consentire una partecipazione attiva di tutti.
Quali sono gli obiettivi specifici delle riunioni cascade?
Questo tipo di riunioni si dimostrano particolarmente efficaci per:
- Dare un’informazione chiara, completa e tempestiva sul cambiamento in atto
- Stimolare il coinvolgimento di tutti nel processo di cambiamento
- Raccogliere buone idee concrete di miglioramento
- Assicurare omogeneità ed efficacia nel processo di comunicazione – tipicamente il team di comunicazione predispone un kit di strumenti.
Il kit di comunicazione per le riunioni cascading
Per supportare il management nell’organizzazione e nella gestione del programma cascading il team di comunicazione prepara un kit ad hoc:
- E-mail di invito all’incontro
- Agenda dettagliata con indicazione dei tempi
- Materiale da presentare durante l’incontro
- Schede di lavoro individuale
- Guida metodologica alla gestione degli incontri cascade
Approfondimenti
Sul tema del valore e degli strumenti della partecipazione rimandiamo all’esperienza di Iolanda Romano.
L’implementazione del programma cascading emerge come un valido strumento durante periodi di trasformazione aziendale. Attraverso riunioni strutturate e interattive, si favorisce il coinvolgimento di tutti i livelli aziendali, permettendo una chiara e tempestiva diffusione delle informazioni legate al cambiamento.
Inoltre, queste riunioni offrono un’opportunità preziosa per raccogliere feedback, idee e contributi da parte dei dipendenti, promuovendo così un senso di appartenenza e partecipazione attiva al processo di cambiamento.
Grazie alla cascata di comunicazione, si può garantire un’omogeneità ed efficacia nel trasferimento delle informazioni, contribuendo a consolidare la coesione aziendale e accelerare l’adozione delle nuove strategie.